Hur man bygger ett starkt virtuellt team i 7 steg

Är du i ett virtuellt team och vill få det att fungera? Här är mina favoritkommunikationsstrategier för virtuellt team som du kan använda både hemma och på kontoret!



Innehållsförteckning

  1. Skapa ett socialt utrymme
    1. Hur motiverar jag virtuella teammedlemmar?
  2. Var en Videoholic
  3. Välj rätt verktyg
    1. Välj dina chattverktyg
    2. Välj dina automatiseringsverktyg för arbetsflöde
  4. Skapa en bra fjärrpolicy
    1. Vad är en policy för fjärrarbete?
  5. Hitta ditt rörelsespår
  6. Rekommendera genvägar
  7. Undvik de fallgropar
  8. Bonus: Start, Stopp, Fortsätt

När fler företag börjar arbeta på distans måste vi veta hur man kan arbeta effektivt i ett virtuellt team.

Fler och fler av oss arbetar hemifrån och det innebär att veta hur man anpassar sig.



Studier har visat att arbeta hemifrån kan också leda till ett lyckligare och mer produktivt virtuellt team.

Fyra stickfigurer kommer åt datorn och arbetar i ett virtuellt team Vad är ett virtuellt team?

Ett virtuellt team är en grupp av fjärranställda som samarbetar för att avsluta ett projekt. Ett bra virtuellt team kan kommunicera effektivt med appar eller programvara och kan bestå av anställda från ett enda företag eller anställda från olika företag.



Få rätt virtuella lag bygger på två faktorer:



  • Tillgång till rätt teknik
  • Använda tydlig digital kommunikation

Att uppnå dessa två saker innebär att du kan samarbeta effektivt på en virtuell arbetsplats.

Så här gör du det.

Skapa ett socialt utrymme

Det största misstaget som virtuella team gör är att anta att rapportuppbyggnad och social tid kommer att ske naturligt. På ett kontor är det lätt att skämta över kaffemaskinen, ta lunch tillsammans eller chatta innan mötet börjar.



Eller till och med pranka dina kollegor.

På en digital arbetsplats försvinner många av dessa möjligheter. Så du måste skapa ditt eget sociala utrymme för att undvika det sociala batteriet i ditt virtuella team!

På en digital arbetsplats är relationer som batterier. De rinner ut och du måste ständigt ladda dem.

Scott Edwards, VD för Science of People

Här är de goda nyheterna:



  • Vetenskapen antyder det videosamtal kan vara ett enkelt sätt att minska ensamhet och isolering.
  • Regelbunden telefonsamtal kan hjälpa till att hålla vänskapen nära.
  • Du kan producera oxytocin (kemikalien för limning) även via en webbkamera!

Social tid är oerhört viktigt för vårt välbefinnande, och vårt välbefinnande är viktigt för vår produktivitet. Det kan kännas kontraproduktivt under en hektisk vecka att schemalägga tid med din virtuella grupp bara för att chatta, men social tid är avgörande för lojalitet och sammanhållning.

Studier har visat att vänskap inom ett lag leder till bättre prestanda, så det är viktigt att vi håller koll på dessa relationer även om vi inte kan se varandra ansikte mot ansikte. Här är några idéer för schemaläggning i ditt sociala utrymme:

  • Skär ut de första tio minuterna av varje möte för personliga hämtningar.
  • Lär dig tillsammans! Skicka runt din favorit TED Talk till ditt team så att folk kan titta på dem själva (jag älskar det här TED Talk, men jag är lite partisk). Ha sedan en lunchdiskussion där du pratar om vad du lärde dig.
  • Gör mer en-mot-en och lägga till personliga frågor på dagordningen. Fråga efter mål, hobbyer och familj.
  • Ta en digital kaffepaus.
  • Ät lunch tillsammans.
  • Ta med en talare eller gästexpert för att vara värd för en lunch och lära dig. (Jag gör dessa för lag HELA TIDEN! Och skulle gärna träffa ditt lag.)
  • Gör en icke-obekväm isbrytare för att värma upp dina möten.

För Science of People-teamet har vi till och med filmdagar varannan månad och vi använder dessa möjligheter både för att fira och kontrollera personliga och professionella uppdateringar.

Det kan kännas lite konstigt i början att boka en långdistans kaffepaus med dina kollegor, men det är viktigt att vi behåller vårt team bunden . Efter allt som sägs och görs kanske du fortfarande undrar ...

Hur motiverar jag virtuella teammedlemmar?

Att veta hur man motiverar virtuella teammedlemmar är viktigt för teamledare. Först måste du veta hur man motiverar sig själv . Vi är inspirerade av mycket produktiva, effektiva människor.

För det andra, lär dig ditt team personlighetstyp. Jag har lett hundratals virtuella företagsutbildningar för fjärrteam, inklusive Microsoft, Automattic (tack för att du byggde hela denna webbplats!) Och Google. En av de mest motiverande övningarna vi har gjort är teampersonlighetsvetenskap.

Vanessa ger en presentation om virtuellt och fjärrarbete framför en publik

Jag skulle gärna vilja prata med din grupp virtuellt eller så kan du leda ditt team genom vår personlighetsövning.



Boka Vanessa

Var en Videoholic

Varje tisdag dyker mitt team på Zoom, en videokonferensplattform, för att dela uppdateringar och för att brainstorma nya idéer för verksamheten. Naturligtvis kommunicerar vi fortfarande via andra kanaler som e-post och telefon, men video möjliggör en mer visuell upplevelse bland teamet. Jag rekommenderar särskilt videosamtal med nya nätverkskontakter.

Videosamtal erkänns som ett bättre sätt att vara värd för möten jämfört med vanliga telefonsamtal.

Här är anledningen till videosamtal så viktigt:

  • Kroppsspråk. Videosamtal erbjuder en mer naturlig interaktion , där personer som ringer kan få ögonkontakt och läsa kroppsspråk. Om jag till exempel delar nyheter och en av mina teammedlemmar visar ett förvånat uttryck, vet jag att nyheterna var chockerande eller överraskande. Jag kan utnyttja de känslomässiga behoven hos mitt team som jag inte skulle kunna göra så enkelt med skriftlig kommunikation ensam. Eller om jag ser att någon nickar huvudet ja eller nej, vet jag att de antingen är överens eller oense om en fråga.
  • Rätt tänkesätt. En av de vanligaste fallgroparna med att arbeta hemifrån är att hitta den svårare att hålla en rutin , och vissa människor börjar dike sina kontorskläder och föredrar att arbeta i pyjamas ( några studier föreslår att detta kan vara så många som 60% av hemarbetarna). Detta kan få människor att känna sig mindre produktiva när de kämpar för att komma in i rätt tänkesätt för arbete . Regelbundna videokonferenser uppmuntrar oss dock att klä oss lite för mötet och känna oss lite mer som om vi ska jobba.
  • Mikrouttryck . Det finns 7 universella ansiktsuttryck och de är oerhört viktiga för avkodning och förståelse av känslor. Om du har ett videosamtal kan du faktiskt läsa dem!

Och du kan göra video bättre! Kolla in vår guide för att göra dina videosamtal fantastiska.

15 tips före nästa videosamtal

Välj rätt verktyg

Vad är en av de största utmaningarna för virtuella team? Hitta rätt teknik för rätt jobb! Lyckligtvis finns det verktyg som kan förvandla oproduktiva team till framgångsrika virtuella lag.

Med nästan 69% av företagen som redan erbjuder fjärrarbete som ett alternativ finns det många verktyg där ute för att hålla dig ansluten till ditt team.

Jag rekommenderar starkt att du testar alla dessa för ditt virtuella team och sedan väljer vad som fungerar bäst. Jag är också ett fan av att använda mer än en typ av digital kommunikation och anpassa dem till rätt uppgifter. Till exempel bör brainstorming-sessioner alltid göras på videochatt (för att se kroppsspråk och ansikten), medan agendor kan arbetas asynkront via e-post, och snabba förtydliganden är bäst än chatt.

Här är den sista raden: Välj rätt verktyg som fungerar för uppgiften.

Välj dina chattverktyg

Ibland behöver du bara skicka några snabba fram och tillbaka meddelanden till dina lagkamrater. Det behöver inte vara komplicerat: för den här typen av samtal, välj en bra chattjänst. Vi älskar Slak eller Vrida men om du redan använder Gmail har det en hjälpsam chatt inbyggd i den Google Hangouts .

Google Hangouts

Åtgärdssteg: Var inte rädd för att krydda saker med dina omröstningar, PDF-filer och uppvärmningschattar under dina virtuella möten!



Välj dina automatiseringsverktyg för arbetsflöde

Vad är arbetsflödesautomatisering?

Arbetsflödesautomation hjälper dig att automatisera alla tråkiga, tråkiga uppgifter så att du kan fokusera på de viktiga. Arbetsflödesautomatisering inkluderar programvara och appar som är effektiva och tar bort faktorn för mänskliga fel. Här är några exempel på automatisering av arbetsflöden:

  • E-postautomatisering: med e-postautomation kan du skicka ut e-postmeddelanden vid vissa tidpunkter till vissa personer.
  • Hantera leads: För företag som säljer produkter kan automatiseringsverktyg hjälpa till att automatiskt rikta dem till rätt del av försäljningsprocessen.

Här är varför automatiseringsverktyg för arbetsflöden är så viktiga:

Om alla fortsätter att göra de tråkiga, repetitiva uppgifterna som kan automatiseras, kommer hela ditt team att förlora värdefull tid.

Automationsverktyg är ett måste för effektiva virtuella team. Det finns några riktigt bra verktyg eller arbetsflödesautomatisering, men vi är särskilt förtjusta i Måndag , Zapier och Microsoft Flow . Här är måndagens programvara, som du kan använda för att skapa en automatiserad uppgift:

Du kan ställa in alla dina uppgiftsautomationer på en gång och de utförs automatiskt åt dig varje gång en uppgift utlöses. Automationsverktyg är bokstavligen en av de bästa tidsbespararna!

Samarbete

Vi kan verkligen inte sjunga beröm för Google Drive tillräckligt när det gäller att samarbeta om dokument.

Genom att använda funktionen för spårändringar kan du se exakt vilka delar av dokumentet din virtuella grupp har redigerat:

Versionshistorik för Google Dokument

Du kan också arbeta i förslagsläget för att förhindra att permanenta ändringar görs utan att en medarbetare samtycker till ändringen:



Google Docs-förslagsläge

Google Docs är ett av de bästa sätten att öka ditt samarbete. Yay för virtuellt lagarbete!



Projektledning

När du arbetar för att bygga en stark avlägsen kultur är det en bra idé att reda ut några projektledningsverktyg.

Det kan vara mycket svårare att ordna exakt vem som delegeras till en uppgift och för vilken tidsfrist när du inte längre kan dubbelkontrollera något över ett skrivbord.

Vi finner det Asana är det bästa för projektledning, men andra team gillar att använda Trello eller Jira .

Videokonferenser

När du tänker på videokonferenser kanske din första tanke använder Skype, men det finns många fler alternativ idag. Zoom blir snabbt mer populär , såväl som Cisco Webex , som båda erbjuder funktioner som suddig bakgrund (användbart när du inte vill att din virtuella grupp ska se läget i ditt kök).

Återigen, om du redan använder Gmail, Google Meet och Google Hangouts är båda imponerande men enkla att använda videosamtalstjänster.

Schemaläggning

Okej, vi ska säga det igen. Google Kalender är lysande för schemaläggning. Du kan styra sekretessinställningarna och gå med i enskilda kalendrar (till exempel kontorets öppettider och möten), så alla händelser du behöver veta visas i din kalender. Du kan också ställa in påminnelser, dela inbjudningar till händelser och skriva beskrivningar tillsammans med tid och datum.

Google Kalender

Vi har ännu fler kommunikationsverktyg du kan kolla in:



De 15 bästa fjärrkommunikationsverktygen

Skapa en bra fjärrpolicy

Även om det bara är tillfälligt att arbeta hemifrån bör du ha en distansarbetspolicy på plats. Det förväntas att vi ska se a betydande skift i antalet personer som arbetar hemifrån permanent. Därför är det värt att investera tiden i att samarbeta med ditt virtuella team i en officiell fjärrarbetspolicy.

Vad är en policy för fjärrarbete?

En distansarbetspolicy är en överenskommelse vanligtvis mellan en arbetsgivare och en anställd som beskriver arbetsvillkoren. En distansarbetspolicy kan vara antingen tillfällig eller permanent och innehåller information om hur arbete ska utföras utanför kontoret.

Här är vad en typisk fjärrarbetspolicy inkluderar:

  • Arbetstimmar
  • Team arbetsflöde som beskriver exakt vem som rapporterar till vem (och hur / hur ofta)
  • Ny politik för föräldraledighet
  • Ny sjukpolicy
  • Den nya strukturen för arbetsveckan när det gäller möten och konferenser
  • Kommunikationsförväntningar

Att förbereda ett sådant dokument lägger verkligen grunden för den typ av kommunikativ och samverkande kultur du vill ha för ditt virtuella team medan du arbetar på distans.

Du kan hitta mer information om hur du skapar en fjärrarbetspolicy i vår guide för hantering av fjärranställda:

12 pålitliga tips för att hantera fjärranställda

Hitta ditt rörelsespår

Vi har vårt nya kontor i reservrummet inrättat, en glänsande kaffemaskin placerad noggrant bredvid datorn, ett stående skrivbord ihop, och vi är redo att gå!

Väl, nästan.

En av de svårare delarna av att flytta från ett kontor till våra hem är hur lätt det blir att vara inaktiv. Vi sitter och blir långvariga stolpotatis. Och det är dåligt: ​​vetenskapliga studier om långvarigt sittande har föreslagit att stillasittande beteende kan leda till ökat blodtryck, högt blodsocker, överskott av kroppsfett och förhöjda kolesterolnivåer.

Och det värsta?

Att vara stillasittande är lätt . Motion är hård . Så människor tränar bara inte! Det är särskilt viktigt för avlägsna arbetare som vanligtvis arbetar hemma och sitter hela dagen. Men om du inte redan har en träningsrutin, överväg detta:

Varje minut du tränar är en minut som läggs till i ditt liv.

Det är för att Harvard-forskare fann att bara 15 minuters träning om dagen kan öka din livslängd med 3 år!

Här är några sätt du kan inkludera träning i din nya arbetsrutin.

  • Var 30: e minut, försök att ta en paus från att sitta.
  • Använd en stegmaskin eller ett löpband under skrivbordet för att hålla benen i rörelse.
  • Stå, särskilt när du ger online-presentationer.
  • Gå runt huset när du ringer.
  • Köp ett hopprep och spendera 15 minuter om dagen.
  • Gör 10 push-ups varje timme.
  • Köp en dragstång och fäst den ovanför kontorsdörren. Varje gång du passerar, gör en pull-up.
  • Titta på en yogarutin på YouTube och följ med.
  • Försök använda en stående skrivbord .

Sanningen är att det spelar ingen roll så mycket Vad typ av träning du gör, så länge det är måttligt i intensitet och du utmanar dig själv. Om det låter för mycket först, prova babysteg! Gör bara ett par armhävningar eller bara 5 minuters hopprep och åk därifrån.

Poängen: arbete är viktigt, men du kan inte få jobb om din hälsa lider.

Rekommendera genvägar

Om du kan ta bort stressbelastningen från andra kommer du att ses som en bra spelare i ditt lag.

Med andra ord bestämmer mängden stress du minskar från andra ditt värde. Tänk på det: om du lägger till arbete och stress för andra människor belastar du ditt team effektivt.

Men om du hittar ett sätt att minska stress kommer människor att vända dig till dig mer för att få hjälp.

Vad är ett bra sätt att minska teamstress? Ett bra sätt är att rekommenderar genvägar.

Genvägar i arbetsflödet. Genvägar för att spara tid. Genvägar som hackar produktiviteten. Till exempel hittade jag ett bra plugin som sparar tid genom att skära ner mycket manuell forskning! Eftersom detta kan hjälpa en av mina teammedlemmar skickade jag det till honom och som ett resultat förbättrades hans effektivitet drastiskt! (Och hans stressbelastning minskade också!)

Åtgärdssteg: Hitta och rekommendera en bra genväg till en kollega, chef, anställd eller chef. Om de gillar det, jättebra! Du hjälpte och visade värde. Om de inte gillade det, ingen skada! Det visar också att du är proaktiv och har en verklig önskan att hjälpa.

Undvik de fallgropar

Det finns några vanliga fallgropar som avlägsna arbetare hamnar i när de går med i ett virtuellt team. Dessa faller oftast ner till två saker:

  1. brist på rutin, och
  2. brist på god kommunikation.

Det rapporteras att 40% av avlägsna arbetare anger flexibilitet som den största fördelen med att arbeta hemifrån.

Men flexibilitet kommer med en nackdel .

Här är ett scenario:

  • Du måste lämna in en rapport för 15:00. Klockan 14.45 och du lämnar in din rapport.
  • Men vänta! Dina hundar springer runt dina fötter eftersom de behöver gå ut. Du tar dem på en promenad och sedan lämnar in din rapport.
  • Men vänta! Ditt barn gråter och han vill desperat din uppmärksamhet. Du lugnar honom och lämnar in din rapport.
  • Men vänta! Ja, du gissade det. Det är klockan 15:00 och din rapport är nu försenad.

Flexibilitet är fantastisk, men det finns en stor nackdel med flexibilitet: distraktioner.

Att sätta mål för dig själv, tidsbegränsningar för specifika uppgifter och att hålla din arbetsyta fri från distraktioner är verkligen viktigt om du vill få något gjort!

Det finns några sätt att göra detta på.

  • Gör att skriva en att göra-lista till en del av din morgonrutin .
  • Spåra din produktivitet genom att skriva ner hur länge du arbetar och har fritid. Om du vill bli digital, använd en app som Förstärkt för att hålla koll på din tid.
  • Ställ in ditt hemmakontor i ett lugnt område i huset, fritt från distraktioner. Det är bäst att tilldela dig ditt eget rum speciellt för att arbeta så att du inte associerar det med något annat.
  • Förvara din telefon i ett annat rum ( en studie har visat att bara närvaron av en mobiltelefon - även om den är avstängd - minskar hjärnans kraft).

Den andra största fallgropen som avlägsna arbetare hamnar i är brist på kommunikation med sitt team. Detta påverkar inte bara produktiviteten på arbetsplatsen utan också din egen psykiska hälsa .

Ett studie föreslår att upp till 21% av avlägsna arbetare kämpar med ensamhet.

Vi har redan fastställt vilken typ av verktyg du kan använda för att förhindra att detta händer, men här är några sociala tips om hur man hanterar detta.

  • Dela saker om ditt liv utanför arbetet och uppmuntra andra i teamet att göra det också. Hur var din helg? Underbar! Vi fick äntligen titta på den nya serien som strömmar på Netflix; har du sett den? Det kanske låter vardagligt, men att komma ihåg att du är mer än ditt jobb och att dina lagkamrater är mer än ditt jobb, är viktigt under tider av ökad social isolering.
  • Ge andra människor positiv tillförsikt och feedback om sitt arbete. Detta kan saknas i ett virtuellt team, så försök verkligen öka varandras moral.

Slutsats: De saker du bör tänka på mest om att bygga ett starkt virtuellt team är detsamma som du skulle göra på kontoret - att hålla din kommunikation effektiv, din relation till din virtuella grupp nära och hålla fast vid en rutin.

Bonus: Start, Stopp, Fortsätt

Detta är en av mitt lags favoritövningar. Det heter Start, Stop, Continue och det fungerar för både virtuella och personliga team. Du kan göra detta årligen, två gånger om året eller varje månad med ditt team. Här på Science of People besöker vi den här övningen efter stora affärsmomenter, som produktlanseringar och kursförnyelser, för att checka in med teamet angående uppgifter.

När du arbetar virtuellt är det lätt att gå vilse i ditt eget arbete och glömma bort vad resten av teamet bygger och skapar. Denna övning fungerar som en påminnelse om affärsmålen och hur varje teammedlems uppgifter stöder dessa mål.

Kolla in hela videon på Start, Stopp, Fortsätt för att lära dig mer:

Arbeta på distans? Skicka den här videon till ditt virtuella team! Använd detta som en startpunkt till börja kommunicera mer meningsfullt och dynamiskt med dina kollegor.

Lyckligt virtuellt arbete,

Vanessa