Sluta göra din att göra-lista och prova det istället

Innehållsförteckning

  1. Dina bästa uppgifter
  2. Gör dina ABC (... och D och F)
  3. Gör ditt lags alfabet
  4. Optimera för alfabetets arbete

Vad motiverar dig att göra ditt bästa arbete? Det kan vara dags för en förändring. När du gör ditt bästa arbete ...



  • Arbetet blir enklare och effektivare
  • Alla i ett team arbetar mer strategiskt
  • Smart uppgiftshantering är det bästa sättet att förbättra din produktivitet

När vi pratar om produktivitet tänker vi vanligtvis på programvara och listor och tidsspårning.

Min strategi är helt annorlunda - och kommer förhoppningsvis att förändra ditt sätt att tänka på uppgifter.



Jag vill lära dig ett kraftfullt koncept som jag vill kalla Alphabet Work.

Så här fungerar det: Alla utmärker sig på olika typer av uppgifter. Vissa människor älskar detaljer och rutin, andra älskar kreativitet och spontanitet.

Nyckeln till produktivitet är att träffa ditt bästa arbete.



Ett arbete:

Ditt bästa arbete heter A work. Ett arbete skulle ha fått dig A i skolan. Det blir lätt för dig. Det får dig att känna dig smart. Det är din favorit typ av arbete att komma in i flödet. Tiden flyger när du gör ett arbete och det gör din dag bättre.

B Arbete:

Ditt näst bästa arbete kallas ditt B-arbete. Det här är arbete du kan göra och du är ganska bra på det, men det får inte ditt hjärta att sjunga. Du är inte över genomsnittet på det, men du kan göra det.



C Arbete:

Nästa kommer ditt C-arbete. Jag slår vad om att du antar vart det går! Det här är ett arbete du är helt genomsnittlig på. Du kan göra det, men du gillar verkligen inte det. Det tar energi och tid och du skjuter ofta upp det eftersom det inte är din favorit.

D arbete:

En ”D” i skolan innebar att du misslyckades. Och ditt D-arbete är din minst favorit. D-arbete tar dig längre tid än andra människor, du gör det ofta inte rätt eller gör det bra. Vi gör flest misstag i vårt D-arbete och känner oss som de mest ouppfyllda och oproduktiva att göra det.



F Arbete:

Gör aldrig F-arbete! F-arbete ska undvikas till varje pris. Det dränerar dig inte bara utan är vanligtvis full av misstag!

Här är problemet:

När vi funderar på att tilldela uppgifter i ett team eller ta itu med saker på vår att göra-lista tänker vi ofta på:

Tid och bandbredd

Vi frågar oss själva - har jag tid att göra det just nu? Eller frågar vi en teammedlem - har du bandbredd för detta projekt? Men vi måste också överväga:

Kompetens!

I ett team har alla olika A-, B-, C-, D- och F-arbete, men vi pratar sällan om våra uppgifter på det här sättet. Om vi ​​bara delar upp arbete baserat på bandbredd får vi inte alltid arbete som är gjort bra eller i tid.

Någon kanske har tid för ett projekt, men om det projektet tar dem dubbelt så lång tid som någon annan är det en dålig uppgift!

Jag vill att du ska lägga bort din att göra-lista och börja tänka på dina uppgifter när det gäller alfabetarbete.

Dina bästa uppgifter

Vad tar det mesta av din tid? Gör du samma uppgifter dagligen? Varje vecka? En gång i månaden? För den första omgången av denna övning kommer vi att ta itu med dina största uppgifter. Gör en lista över de 10 till 15 bästa uppgifterna som tar mest tid OCH mest av din hjärnkraft. Här är till exempel min lista den här månaden:

  1. Skriva bloggar
  2. Skapa kurser
  3. Svara på e-post
  4. Skriva videoskript
  5. Team-incheckningssamtal
  6. Redigera videor
  7. SEO + marknadsföringsstrategi
  8. Inlämning + räkningar
  9. Skapa grafik
  10. Kontrollera sociala medier

Gör din lista, och om det behöver vara längre är det också okej! Du kan alltid göra den här övningen flera gånger och lägga till 50 eller fler uppgifter - om du gör så många, wow!

Insider Tips: Jag gillar att räkna dem - mest tid till minst tid - så jag kan få en uppfattning om var jag spenderar min tid. Men det är ett valfritt produktivitetstillägg.

Gör dina ABC (... och D och F)

Titta på din att göra-lista och skriv ett brev bredvid varje uppgift. Gör nu en typisk daglig att göra-lista, veckovis att göra-lista och månatlig att göra-lista. Tilldela varje uppgift en bokstav. Det kan se ut så här:

Vanessa Daily To Do List:

  • E-post (B)
  • Kontrollera sociala medier (D)
  • Skriv bloggar (A)

Vanessa att göra-lista:

  • Skriv videoskript (A)
  • Redigera videor (C)
  • Skapa grafik (D)

Vanessa Att göra-lista varje månad:

  • Team-incheckningssamtal (A)
  • SEO + marknadsföring (B)
  • Inlämning + räkningar (D)

Gör ditt lags alfabet

Titta nu på ditt team eller kollegas uppgifter. Kan du tilldela dem A, B, C, D (eller till och med F) arbete? Låt oss titta på min affärspartner, Scott:

Scotts dagliga att göra-lista:

  • Marknadsföringsstrategi (A)
  • Social media management (D)
  • E-post (B)

Scott's Weekly To Do List:

  • SEO (A)
  • Videoredigering (C)
  • Grafik (B)

Scotts månatliga att göra-lista:

  • Skicka e-post med studenter (C)
  • Skapa kurser (D)
  • Webbdesign (B)

Du kan göra detta som ett samarbete, eller gissa dig på någons att göra-lista och preferenser.

Jag gillar att gissa först och fråga dem sedan om deras riktiga betyg - på det här sättet kan du kontrollera dina instinkter!

Optimera för alfabetets arbete

Med dessa listor vill du ställa dig själv och ditt team följande viktiga frågor:

  • Kan du ge alla sitt A-arbete? Detta kan ta lite arbete, men det är värt det. Ett tag outsourcade jag hjälp med att skriva på bloggen. Det här var en hemsk idé! Jag älskar att skriva på bloggen och det är mitt A-arbete. När jag gav bort det gjorde jag mer tid för mig att göra mitt B-arbete. Nej! Det varade inte länge!
  • Kan du segment B arbeta? B-arbete är inte så dåligt, men du vill inte prioritera det. Till exempel är jag mer produktiv och kreativ först på morgonen. Det är då jag ska göra mitt A-arbete INTE mitt B-arbete! Jag borde spara mitt B-arbete för eftermiddagen, långsam efter lunch. Det kommer att göras, men det tar inte den dyrbara tiden bort.
  • Kan du ge bort, lägga ut eller sluta göra människors C- och D-arbete? Alla måste göra lite C- och D-arbete ibland, men kan du minimera det? Scott och jag hatar båda videoredigering och vi är inte bra på det. Vi bestämde oss för att anställa en entreprenör vars A-arbete var videoredigering. Alla vinner!
  • Kan du undvika F-arbete till varje pris? Ingen ska göra F-arbete någonsin. Period. Det är ett recept på misstag, olycka och låg produktivitet.

Här är slutresultatet: Varje diskussion bör vara inriktad på att låta människor göra sitt bästa. Du bör tänka på din dag när det gäller att prioritera ett arbete eftersom du gör det bäst! När du ger bort arbete bör du ge det till personer som har bandbredd OCH färdigheterna.